Bagi perusahaan, memiliki sertifikat ISO adalah hal yang sangat penting. Sertifikat ini akan memberikan jaminan mutu dan juga kualitas dari produk atau jasa yang disediakan oleh perusahaan. Tidak hanya itu, dengan adanya sertifikasi ISO, perusahaan akan mendapatkan kepercayaan yang lebih tinggi dari mitra dan pelanggan untuk bisnis yang lebih baik.
Hanya saja, dalam upaya mendapatkan sertifikasi ISO, ada beragam proses yang harus disiapkan dan dilakukan oleh perusahaan. Tahapan proses ini nantinya akan memastikan jika sebuah perusahaan sudah memiliki kriteria yang tepat dan layak untuk mendapatkan sertifikasi ISO.
Nah, pada kesempatan ini akan dibahas tentang tahapan dan apa saja yang diharuskan perusahaan untuk mendapatkan sertifikat ISO sebagai jaminan mutu perusahaan mereka. Apa saja hal yang dimaksud tersebut? Simak ulasannya!
Tahapan dan Proses Pengurusan Sertifikat ISO
Sebagaimana disinggung di awal bahwa ada beberapa tahapan dalam sertifikasi ISO yang akan dilakukan. Untuk bisa mendapatkan sertifikat ISO, tentu saja perusahaan harus menjalani tahapan tersebut dengan baik dan tepat dari awal hingga akhir.
Adapun beberapa tahapan serta proses pelaksanaan sertifikasi ISO yang harus dijalani diantaranya adalah sebagai berikut:
- Membuat komitmen
Ketika hendak melakukan sertifikasi ISO, maka perusahaan harus membuat komitmen terlebih dahulu. Komitmen yang dimaksud adalah sebuah komitmen untuk melakukan penerapan sistem manajemen ISO di dalam perusahaan. Tidak hanya itu, perusahaan juga harus memastikan standar ISO yang dipilih sudah tepat untuk perusahaan tersebut.
- Membentuk tim ISO
Tahapan kedua yang harus dilakukan untuk melakukan sertifikasi ISO adalah dengan membentuk tim ISO. Dalam hal ini, perusahaan harus membentuk tim ISO yang terdiri dari ketua proyek sertifikat ISO serta tim yang diperlukan.
Tim yang dibentuk tersebut minimal terdiri dari dua orang setiap divisi. Peran dari tim ISO dan semua anggota yang terlibat sangat penting, terutama untuk membantu secara aktif dalam penerapan sistem manajemen ISO yang ada pada perusahaan tersebut.
- Melaksanakan pelatihan ISO
Mengatur waktu untuk melaksanakan pelatihan ISO bagi seluruh karyawan sangat penting dilakukan. Pelatihan tersebut mencakup beberapa hal yang berbeda, yaitu awareness, dokumentasi dan juga audit secara internal.
Keseluruhan pelatihan bisa dilakukan oleh lembaga pelatihan ISO yang ditunjuk secara eksternal. Dengan pelatihan ini nantinya karyawan akan memiliki pemahaman yang cenderung lebih jelas tentang detail perihal persyaratan dan juga prosedur dalam penerapan ISO.
- Menggunakan jasa konsultan ISO
Perusahaan yang hendak melakukan pengurusan pada sertifikat ISO bisa menggunakan jasa konsultan ISO. Hal ini cukup disarankan karena konsultan tersebut akan membantu memberikan beragam informasi yang diperlukan terkait pengurusan sertifikasi ISO serta strategi dan implementasi ISO.
Berbekal pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki, konsultan ISO bisa menjadi sumber informasi yang valid tentang apa yang harus dilakukan oleh perusahaan. Hanya saja, tentu, konsultan ISO tersebut harus dipilih dengan tepat dan mempertimbangkan detail layanan yang diberikan.
- Melakukan gap analysis
Gap analysis merupakan proses dan juga prosedur yang berlaku di dalam suatu perusahaan. Analysis ini nantinya akan menentukan seberapa besar perbedaan antara proses operasional atau produksi yang dilakukan oleh perusahaan dengan persyaratan ISO yang harus diterapkan.
Dalam hal ini, gap harus dipertimbangkan dengan tepat. Semakin tinggi gap yang terjadi, artinya perbedaan antara proses operasional dengan persyaratan terkait sertifikat ISO masih cenderung besar.
- Pembuatan dokumen
Setelah melakukan proses analisis gap, tim ISO yang dimiliki oleh perusahaan harus membuat dokumen sesuai dengan persyaratan ISO yang akan diterapkan. Beberapa dokumen yang diperlukan adalah kebijakan perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang, KPI, pedoman dan juga prosedur masing-masing department di dalam perusahaan.
- Implementasi sistem ISO
Setelah semua dokumen yang diperlukan selesai, maka perusahaan perlu melakukan implementasi sistem ISO di dalam internal perusahaan. Salah satu syarat yang harus dipenuhi perusahaan untuk mendapatkan sertifikat ISO adalah perusahaan sudah mengimplementasikan sistem ISO dan dipahami semua karyawan setidaknya 3 bulan.
- Melaksanakan audit internal
Audit internal diperlukan setelah proses implementasi sistem ISO tersebut. Tahapan ini sangat penting guna melakukan pemeriksaan pada proses implementasi sistem ISO yang sudah dilakukan sebelumnya. Tidak hanya itu, proses audit dilakukan untuk menentukan apakah sistem manajemen yang diterapkan sudah memenuhi persyaratan.
- Tinjauan manajemen
Jika audit internal sudah selesai dilakukan dan hasilnya sudah diketahui, maka akan dilakukan tinjauan manajemen. Tinjauan ini dilakukan untuk mengetahui kondisi riil di perusahaan, terutama terkait pelaksanaan manajemen ISO dan juga follow up terkait pelaporan pencapaian hasil.
Tidak hanya itu, tinjauan manajemen in juga dilakukan untuk memperbaiki efektivitas sistem serta performa dari perusahaan. Apabila performa perusahaan masih memburuk, tentu perlu dilakukan perbaikan di beberapa bagian yang diperlukan.
- Audit sertifikasi ISO
Tahapan akhirnya adalah audit tentang sertifikasi ISO. Ini adalah tahapan yang akan menentukan kelayakan dari perusahaan untuk mendapatkan sertifikasi ISO.
Dalam hal ini, perusahaan yang sudah memiliki serta sudah menerapkan persyaratan sistem sertifikat ISO bisa melakukan pengajuan untuk permohonan sertifikasi ke badan sertifikasi ISO.
Beberapa hal di atas adalah apa yang harus dilakukan ketika hendak mengurus sertifikat ISO. Sekilas, ada tahapan yang cukup panjang dan juga kompleks terkait pengurusan sertifikasi ini. Oleh karenanya, penting bagi perusahaan untuk mengetahui beragam tahapan dengan baik dan menyeluruh. Semoga bermanfaat.
